Einrichten und Verwalten von Teams

Geändert am Wed, 10 Apr 2024 um 09:26 AM

Mit der Teamfunktion können Sie Mitarbeiter in Teams einteilen und zur Verwaltung Karteninhaber als Manager einsetzen. Dadurch können bestimmte Einstellungen an Karteninhaber delegiert werden. Mit Teams können Sie auch Kostenstellen erstellen und so die Ausgaben Ihres Unternehmens anhand Ihrer Kostenstellenstruktur verfolgen.


So aktivieren Sie die Funktionalität der Teams:

  1. Klicken Sie auf "Einstellungen" -> "Module".
  2. Klicken Sie auf das Modul "Teams".
  3. Klicken Sie auf "Aktivieren". (In dem Bildbeispiel ist das Modul bereits aktiviert)

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Inhaber und Administratoren können Teams für ihre Organisation erstellen, indem sie die folgenden Schritte ausführen:

  1. Klicken Sie auf die Seite "Mitglieder und Teams" auf der linken Seite.
  2. Klicken Sie auf "Teams".
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Team erstellen" in der oberen rechten Ecke der Seite "Mitarbeiter & Teams".

 

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4.

Geben Sie einen Teamnamen und eine Kostenstelle ein. Die Angabe einer             

Kostenstelle ist optional.

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5.

Fügen Sie Mitarbeiter aus der Liste der bereits eingeladenen Mitarbeiter zu Ihrem Konto hinzu, indem Sie auf ein bestimmtes Mitglied und dann auf "zum Team hinzufügen" klicken.

 

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6.

Wenn Sie die Teammitglieder hinzugefügt haben, können Sie per Mouse-Hover Managerrollen zuweisen. Auf die gleiche Art können Sie diese auch wieder entfernen.

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7. 

Im nächsten Schritt können Sie das maximale Kartenlimit auswählen, welches Manager des Teams beim Ausstellen von Karten festlegen dürfen. Wenn Sie den Managern nicht erlauben wollen, Karten auszugeben, können Sie das Limit auf 0 setzen. Außerdem können Sie auswählen, ob die Team-Manager eine Karte für sich selbst ausstellen dürfen.

 

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Sie können diese Berechtigungen jederzeit ändern, indem Sie die Managerberechtigung des jeweiligen Teams bearbeiten.


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8.

Im letzten Schritt können Sie ein monatliches Budget für das Team festlegen. Dies ist optional.

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Das Budget stellt die geplanten monatlichen Ausgaben für das Team dar und ist nicht bindend. Das heißt, die diesem Team zugewiesenen Karten können auch dann noch für Transaktionen verwendet werden, wenn das monatliche Budget erreicht ist. Sie können das Budget des jeweiligen Teams jederzeit ändern, indem Sie auf "Teambudget bearbeiten" klicken.


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9.

Konten, Admins und Besitzer können die Ausgaben pro Team auf der Teamseite überwachen.

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Teamleiter können das Budget in ihrer Wallet im Bereich "Teams" überwachen.


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Bitte beachten Sie, dass Buchhalter auch Teams erstellen und Kostenstellen zuweisen können. Sie können jedoch keine Mitglieder zu diesen Teams hinzufügen bzw.  entfernen und keine Berechtigungen für die Kartenausgabe festlegen.


Alle Teameinstellungen können jederzeit geändert werden (siehe Screenshots oben). Bitte beachten Sie: Wenn einem Mitarbeiter in einem Team auch eine Karte zugewiesen ist, muss die Zuweisung der Karte zu diesem Team zunächst aufgehoben werden, bevor der Mitarbeiter aus dem Team entfernt werden kann.


Um ein Team zu deaktivieren, müssen alle Mitarbeiter die diesem Team zugewiesen sind, aus dem Team entfernt werden.

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