Wie funktioniert der Buchhaltungsexport?

Der Buchhaltungsexport steht Nutzern mit den Rollen Inhaber, Admin und Buchhalter zur Verfügung, um Transaktionen für Buchhaltungszwecke vorzubereiten, zu verwalten und zu exportieren.   

Der Workflow besteht aus drei Schritten: 

Nicht exportiert: Zeigt alle Kartentransaktionen im Status "Gebucht" an. Die Registerkarte dient der Vorbereitung der Transaktionsdaten für den Export. Die Benutzer können den Transaktionen Unterkategorien (entsprechende Sachkontonummern), USt.-Sätze (USt.-Codes), Projekte (Kostenträger) und Teams (Kostenstellen) zuweisen. 

Export-Liste: Transaktionen aus der Registerkarte Nicht exportiert werden hierher übertragen. Diese Ansicht wird für die Vorauswahl der Transaktionen verwendet. Wenn eine Transaktion auf diesen Reiter verschoben wird, wird sie an anderen Stellen im System gesperrt und kann nicht mehr verändert werden. Die Benutzer können z. B. keine Belege mehr hinzufügen, Unterkategorien ändern oder Umsatzsteuersätze zuweisen. Ausgewählte Transaktionen können im gewünschten Format exportiert werden.

Exportiert: Hier werden die bereits exportierten Transaktionen angezeigt. Sobald eine Transaktion exportiert wurde, kann sie von dem Benutzer nicht mehr bearbeitet werden. Transaktionen können jedoch erneut exportiert werden. Die Transaktionen können von dieser Registerkarte aus nicht zurück in die Export-Liste verschoben werden.

Wichtiger Hinweis: Bitte vergewissern Sie sich, dass alle erforderlichen Datenfelder unter Einstellungen > Buchhaltung korrekt konfiguriert wurden, bevor Sie den Buchhaltungsexport verwenden.

Buchungsdatum 

Im Buchhaltungsexport werden nur bestätige Transaktionen angezeigt und nach dem Buchungsdatum sortiert

Wichtiger Hinweis: Es gibt drei Datumsangaben im System:

• Transaktionsdatum: Das Datum, an dem die Transaktion durchgeführt wurde.
• Buchungsdatum: Bestätigung der Transaktion durch Visa.
• Abwicklungsdatum: Das Datum, an dem der Transaktionsbetrag von Ihrem Konto bei Pliant abgebucht wird.

Nicht exportiert

Diese Ansicht dient der Vorbereitung der Kartentransaktionen für den Export in die Buchhaltung. Auf dieser Seite werden die für die Vorkontierung relevanten Informationen in den entsprechenden Spalten angezeigt. Die einzelnen Transaktionen können auf dieser Seite vorkontiert werden. Sie können Belege hochladen und/oder den Transaktionen Unterkategorien, Mehrwertsteuersätze, Projekt- und Teaminformationen zuweisen.

Nachdem Sie die Daten durch Zuweisung der erforderlichen Werte vorkontiert haben, können Sie sie auf die nächste Registerkarte verschieben, indem Sie die Transaktionen auswählen und auf die Schaltfläche Zur Export-Liste hinzufügen klicken. Das System zeigt Ihnen eine Warnmeldung an, wenn Informationen für die ausgewählten Transaktionen fehlen.

Ein typischer Workflow könnte wie folgt aussehen:

1. Ergänzen Sie die fehlenden Informationen zu Unterkategorie, Mehrwertsteuersatz, Projekt und Teams auf der Seite Nicht exportiert.
2. Fügen Sie Belege zu den Transaktionen hinzu.
3. Wählen Sie die Transaktionen aus, die Sie sperren und zur Export-Liste hinzufügen möchten.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zur Export-Liste hinzufügen.

Export-Liste

Auf der Registerkarte Export-Liste werden Transaktionen in eine Art Warteliste verschoben. Die Transaktionen werden damit im gesperrt und können zum Beispiel auf der Transaktionsseite nicht mehr von allen Benutzer bearbeitet werden (auch nicht von denen, die die Aktion durchgeführt haben). Dieser Sperrstatus verhindert, dass dieselbe Transaktion versehentlich von verschiedenen Benutzer bearbeitet wird. 

Grundsätzlich können Sie die Daten auf der vorherigen Seite bereinigen oder ändern und sie von Zeit zu Zeit (z. B. täglich) hierher übertragen und dann alle gleichzeitig (z.B.: monatlich) in ein Buchhaltungssystem exportieren. 

Transaktionen für die Buchhaltung exportieren:

1. Wählen Sie die Transaktionen aus, die Sie exportieren möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausgewählte exportieren.
3. Konfigurieren Sie den Export und klicken Sie Export starten.

Wichtig: Das System prüft auf mögliche Inkonsistenzen und zeigt Warnmeldungen an. Diese können entweder behoben oder ignoriert werden.

Transaktionen zurück in den Schritt Nicht exportiert verschieben 

(und damit für andere Nutzer wieder bearbeitbar machen):

1. Wählen Sie die Transaktionen aus, die Sie zurück in den vorherigen Schritt verschieben möchten.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Aus der Export-Liste entfernen.
3. Die Vorgänge werden auf die Seite Nicht exportiert verschoben und können nun bearbeitet werden.

Exportiert

Die Registerkarte Exportiert enthält diejenigen Transaktionen, die für das Buchhaltungssystem exportiert wurden. Eine Transaktion in diesem Schritt kann nicht in die vorherigen Schritte verschoben werden, kann aber jederzeit erneut exportiert werden. 

Indem Sie die Spalte Exportdatum/Export-ID überprüfen, können Sie erkennen, welche Transaktionen zusammen exportiert wurden. Wenn die Transaktionen dieselbe Export-ID haben, bedeutet dies, dass sie zusammen exportiert wurden.

Transaktionsdaten erneut exportieren

1. Wählen Sie die gewünschten Transaktionen aus.
2. Klicken Sie Erneut exportieren oben rechts.
3. Wählen Sie das Dateiformat im Dialogfenster.
4. Bestätigen Sie mit Klick auf Exportdateien erzeugen.