Aus welchen Gründen können Kartenzahlungen fehlschlagen?

Es kann vorkommen, dass Kreditkartenzahlungen abgelehnt werden, was zu Unannehmlichkeiten und Verzögerungen führen kann. Dieser Artikel beleuchtet die häufigsten Gründe für solche Ablehnungen im Kontext von Geschäftsreisen.

Überschreitung des Kreditlimits

Ein häufiger Grund für die Ablehnung einer Kreditkartenzahlung ist das Überschreiten des verfügbaren Kreditlimits. Geschäftsreisen können teuer sein, und wenn die Kosten für Flüge, Hotels und andere Ausgaben das festgelegte Kreditlimit überschreiten, wird die Zahlung nicht genehmigt. Es ist wichtig, das Kreditlimit regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen, um solche Probleme zu vermeiden.

Verdacht auf Betrug

Kreditkartenunternehmen überwachen Transaktionen auf verdächtige Aktivitäten. Wenn eine Kreditkarte plötzlich in einem anderen Land oder für ungewöhnlich hohe Beträge verwendet wird, kann dies als Betrugsversuch interpretiert werden. In solchen Fällen kann die Zahlung als Vorsichtsmaßnahme abgelehnt werden. Informieren Sie daher Ihr Kreditkartenunternehmen im Voraus über geplante Reisen, um diese Problematik zu umgehen.

Technische Probleme

Technische Probleme, sei es bei der Kreditkartenmaschine oder im Netzwerk des Kartenanbieters, können ebenfalls zu Ablehnungen führen. Obwohl dies weniger häufig vorkommt, ist es dennoch ein möglicher Grund für Zahlungsprobleme während einer Geschäftsreise.

Fehlinformationen oder -kommunikation

Manchmal können falsche oder veraltete Informationen zu einer Ablehnung führen. Wenn beispielsweise die Kreditkarteninformationen nicht aktuell sind oder Fehler bei der Eingabe der Kartendaten auftreten, kann die Transaktion fehlschlagen. Stellen Sie sicher, dass alle Kreditkarteninformationen korrekt und auf dem neuesten Stand sind.

Unzureichende Reisekostenrichtlinien

In einigen Fällen kann eine Ablehnung auch auf unzureichende Reisekostenrichtlinien im Unternehmen zurückzuführen sein. Wenn bestimmte Ausgabenarten oder -höhen nicht abgedeckt sind, kann dies zu Ablehnungen führen. Eine klare Kommunikation und Richtlinien bezüglich der Nutzung von Geschäftskreditkarten auf Reisen sind daher essentiell.

Akzeptanz von virtuellen Karten

Virtuelle Karten sind einerseits bereits seit langer Zeit im Einsatz. Anderseits gibt es noch immer einige Akzeptanzstellen, die nicht mit modernen Zahlungsmittel umgehen können. Das sind vor allem kleinere Hotels oder Mietwagenanbieter, die sich für virtuelle Zahlungen nicht haben freischalten lassen - in diesen Fällen funktioniert weder die direkte Belastung der Karte (die bei Buchung mitgeteilt wurde), noch eine Zahlung via Apple oder Google Pay.

Systemverhalten

Benachrichtigungen für abgelehnte Transaktionen

Wird eine Transaktion abgelehnt senden wir immer eine Benachrichtigung via E-Mail an den Karteninhaber.

Bei Ablehnungsgründen, die ein Eingreifen des Administrators erfordern, wie z. B. "Karten-Transaktionslimit überschritten" oder "Monatliches Kartenlimit überschritten", informieren wir den bzw. die Administratoren ebenfalls via E-Mail, sobald die Transaktion abgelehnt wird.

Abgelehnte Transaktionen und Saldo

Abgelehnte Transaktionen haben keinerlei Einfluss auf das zur Verfügung stehende Limit Ihrer Organisation.

Buchhaltung Export und abgelehnte Transaktionen

Abgelehnte Transaktionen werden im Buchhaltungsexport nicht angezeigt und können nicht in ein Buchhaltungssystem exportiert werden.

Nicht erlaubte Händler

In der nachfolgenden Liste finden Sie Anbieter, die von der Nutzung der Karten ausgeschlossen oder eingeschränkt sind:

• Glücksspiel
• Tabakläden
• Drogerien/Apotheken
• Trading- und andere Zahlungsanbieter
• Adult Entertainment
• Physio- und Massagedienstleister
• Telemarketing
• Ärzte/Krankenhäuser

Fazit

Die Ablehnung von Kreditkartenzahlungen auf Geschäftsreisen kann aus verschiedenen Gründen erfolgen, von überschrittenen Kreditlimits und Betrugsverdacht bis hin zu technischen Problemen und unklaren Richtlinien. Es ist wichtig, sich dieser potenziellen Probleme bewusst zu sein und vorbeugende Maßnahmen zu treffen, um die reibungslose Abwicklung von Geschäftsreisen zu gewährleisten. Durch sorgfältige Planung und Kommunikation können viele dieser Probleme vermieden und erfolgreiche Geschäftsreisen sichergestellt werden.