Die Funktionalitäten, die Sie nicht missen möchten

Geändert am Mi, 29 Mär, 2023 um 5:32 NACHMITTAGS

Es gibt viele großartige Funktionen in Intertours Expense, und in diesem Artikel haben wir einige davon ausgewählt, die wir hervorheben möchten, da wir glauben, dass sehr nützlich sind. Außerdem geben wir Beispiele für die Verwendung dieser Funktionen, um die Nutzung zu erleichtern und Ihnen ein noch besseres Erlebnis zu bieten.

Erinnerungen

Als Administrator ist es möglich, automatische Erinnerungen zu erstellen, die vom System an die Benutzer gesendet werden, wenn Sie verschiedene Arten von Informationen teilen möchten. Sie können es an alle Benutzer senden oder den Versand auf Benutzer und Genehmiger beschränken, die etwas auf ihrer To-Do-Liste haben. Die Erinnerungen werden sowohl per E-Mail als auch per Telefon versendet.

Einige Beispiele/Tipps zum Erstellen von Erinnerungen:

Erinnern Sie alle Benutzer daran, ihre Spesenabrechnungen bis spätestens zu einem bestimmten Datum einzureichen, um sicherzustellen, dass sie die Auszahlung für das nächste Gehalt erhalten.
Erinnern Sie alle Genehmiger (die Berichte auf ihren Aufgabenlisten haben) daran, diese zu genehmigen.
Informieren Sie die Benutzer über einen neuen/geänderten Prozess im Zusammenhang mit der Spesenverwaltung in Ihrer Organisation.
Erinnern Sie die Benutzer daran, ihre Gesundheitsausgaben vor dem Jahresende zu melden.
Erinnern Sie die Genehmiger daran, vor bevorstehenden Feiertagen und anderen Arten von Urlaub temporäre Genehmiger hinzuzufügen.
usw.

Um eine Erinnerung zu erstellen, gehen Sie zu Einstellungen - Erinnerungen. Klicken Sie auf Erinnerung hinzufügen.

Geben Sie einen Erinnerungstitel ein (der zur Betreffzeile in der E-Mail wird) und eine Nachricht.

Wählen Sie das Datum und die Uhrzeit zum Senden der Erinnerung aus.

Wählen Sie aus, wie oft die Erinnerung wiederholt werden soll (jeden Tag, jede Woche, jede zweite Woche oder jeden Monat). Sie können sich auch dafür entscheiden, die Erinnerung nicht zu wiederholen.

Zuletzt wählen Sie aus, an wen die Erinnerungen gesendet werden sollen (alle Benutzer in der Organisation, Benutzer mit nicht übermittelten Berichten oder Genehmiger mit laufenden Aufgaben). Klicken Sie auf Speichern.

Wiederholen Sie den Vorgang, um weitere Erinnerungen zu erstellen. Sie können so viele erstellen, wie Sie möchten.

Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie einfach auf die Erinnerung und dann auf Bearbeiten. Wenn Sie die Erinnerung entfernen möchten, klicken Sie auf Löschen. Sie können die Erinnerung auch in der oberen linken Ecke deaktivieren/

pausieren.

Bilanzierungsbericht

Im System können Sie einen Bilanzbericht für die Organisation erstellen. Der Bericht enthält alle Daten für die Spesenabrechnungen, die eingereicht wurden, seit die Organisation in Intertours Expense erstellt wurde. Es ist möglich, einen Bericht nur für einen ausgewählten Zeitraum zu erstellen.

Wenn der Bericht erstellt wurde, können Sie mit dem Filtern, Sortieren, Entfernen von Spalten, Hinzufügen eigener Spalten usw. beginnen. Daher kann dieser Bericht für viele Zwecke nützlich sein – zum Beispiel, um eine bestimmte Ausgabenkategorie oder -dimension nachzuverfolgen, verschiedene Kostenstellen zu vergleichen usw. Es kann auch nützlich sein, wenn Daten für die Umweltberichterstattung benötigt werden (Blick auf Kilometerleistung, Reisen usw.).

Gehen Sie auf den Reiter Dashboard auf die Organisation und das Feld Bilanzierungsbericht. Fügen Sie das Datum Von und Bis hinzu und wählen Sie aus, ob Sie nicht übermittelte Berichte einschließen möchten oder nicht. Klicken Sie dann auf Bericht erstellen .

Wenn der Bericht erstellt wurde, erhalten Sie eine E-Mail mit der Information, dass der Bericht zum Download bereitsteht. Gehen Sie zur Organisation und zum Tab Dashboard , markieren Sie das Kästchen links, um die Datei herunterzuladen.

Share-Funktion auf dem iPhone

Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Quittung für die Intertours Expense-App abzurufen. Sie können ein Foto davon machen, es aus Ihrer Bibliothek abholen oder es von Ihrer E-Mail aus weiterleiten. Es gibt jedoch noch eine andere Möglichkeit, die nicht alle kennen, und zwar die Nutzung der Share-Funktion im Telefon. Die Anleitung finden Sie hier .