Einstieg in Intertours Expense

Intertours Expense ermöglicht es Ihnen, Ihre Geschäfts- und Reisekosten über Ihren Webbrowser und unsere mobile App einzureichen. Intertours Expense gibt Ihnen auch einen Überblick über alle Ihre Ausgabenberichte, Nachrichten und persönlichen Einstellungen.

INHALTSVERZEICHNIS

• Erstellen eines Kontos
• Erste Schritte – für Administratoren 
• Verwalten Sie Ihre Organisation
  • Dashboard
  • Benutzer
  • Abrechnungen
  • Einstellungen
    • Meine Organisation
    • Ausgabenmanagement
    • Genehmigung
    • Erinnerungen
  • Marketplace
  • Support
  • Abmelden

Erstellen eines Kontos

Wenn Ihre Organisation Sie zur Nutzung von Intertours Expense einlädt, erhalten Sie Ihre Einladung in einer Willkommens-E-Mail, die einen Link enthält, über den Sie Ihr Benutzerkonto aktivieren. Die Einladung erhalten Sie direkt von Intertours Expense.

Klicken Sie in der E-Mail auf Konto aktivieren. Im Browser öffnet sich Intertours Expense und hier geben Sie Ihren Vor- und Nachnamen sowie ein starkes Passwort ein. Klicken Sie auf Konto erstellen. Intertours Expense erstellt nun Ihr Konto und meldet Sie an.

Nachfolgend lesen Sie, wie Sie als Administrator für Intertours Expense Ihre Organisation aufsetzen.

Erste Schritte – für Administratoren 

Als Intertours Expense-Administrator können Sie die Ausgabenprozesse so anpassen, dass sie sowohl zu Ihnen als auch zu Ihrem Unternehmen passen. Wann immer Sie möchten, können Sie ändern, was in den Spesenprozess aufgenommen werden soll, wie die Benutzeroberfläche aussieht und welche Benutzer was tun können.

Wechseln Sie zwischen Administratormodus und privatem Modus

Der Organisationsmodus für Administratoren ist nur in unserer Webversion von Intertours Expense verfügbar. Wenn Sie sich bei Intertours Expense anmelden, werden Sie in Ihren privaten Modus eingeloggt. Um zu Ihrer Organisation und zum Administratormodus zu wechseln, klicken Sie auf die Dropdown-Liste (in der oberen linken Ecke Ihres Fensters), wo Private Ansicht steht. 

Wählen Sie Organisation, um in den Administratormodus zu wechseln.

Im Organisationsmodus sehen Sie die von Ihnen verwalteten Organisationen in der zweiten Dropdown-Liste oben im Fenster.

Verwalten Sie Ihre Organisation

Der folgende Abschnitt enthält eine kurze Beschreibung des Menüs auf der linken Seite im Organisationsmodus. Für weitere Informationen zu den verschiedenen Funktionen in den Registerkarten folgen Sie den nachfolgenden Artikeln zu den verschiedenen Registerkarten, die mehr über diese Funktion erklären.

Dashboard

Das Dashboard ist die erste Ansicht, die Sie nach dem Wechsel in den Organisationsmodus sehen. Hier finden Sie den Überblick und den Bilanzierungsbericht.

• Überblick – Der Überblick gibt Ihnen einen guten Überblick über die Daten in Ihrer Organisation. In der oberen rechten Ecke können Sie ändern, welche Art von Daten die Übersicht anzeigen soll. Zum Beispiel - Alle Daten zeigen die Gesamtzahl der Benutzer im Unternehmen, erstellte Berichte, getätigte Ausgaben usw.

• Bilanzierungsbericht  – Unter Bilanzierungsbericht können Sie einen Bericht für die Organisation erstellen. Der Bericht enthält alle Daten für die Spesenabrechnungen, die eingereicht wurden, seit die Organisation in Intertours Expense erstellt wurde. Es ist möglich, einen Bericht für einen bestimmten Zeitraum zu erstellen und auch die nicht eingereichten Berichte hinzuzufügen. 
  

Benutzer

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Registerkarte Benutzer und darüber, wie Sie Benutzer in Ihrer Organisation verwalten.

Als Administrator sind Sie derjenige, der neue Benutzer hinzufügen und Benutzer aus der Organisation löschen kann. Wenn Sie eine Schnittstelle (API) zu Ihrem HR-Programm haben, verwalten Sie diese hier ebenfalls (diese Registerkarte wird nur angezeigt, wenn eine API-Schnittstelle aktiviert wurde). 

Hier sehen Sie alle der Organisation zugeordneten Benutzer. Wenn Ihr Unternehmen von einem Partner registriert ist (z. B. dass eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft die Buchhaltung Ihres Unternehmens übernimmt), finden Sie hier einen Reiter, in dem Sie Ihre zugewiesenen Buchhaltungsberater sehen.

Unter Benutzer verwalten Sie unter anderem auch die Mitarbeiternummern des Benutzers, ob er Ausgaben für einen anderen Benutzer melden kann und zu welcher Abteilung er gehört.

Als Intertours Expense-Administrator können Sie anderen Intertours Expense-Benutzern Administratorberechtigungen zuweisen. Klicken Sie dazu auf Benutzer. Klicken Sie auf den Benutzer, dem Sie Administratorberechtigungen zuweisen möchten, markieren Sie das Kontrollkästchen Administrator und speichern Sie die Einstellungen.

Abrechnungen

Unter dieser Kategorie können Sie die Berichte verwalten und anzeigen, die die Benutzer an die Organisation senden. Dieser Abschnitt ist in verschiedene Registerkarten unterteilt und einige der Registerkarten müssen aktiviert werden, um hier angezeigt zu werden.

• Zur Genehmigung – Unter dieser Registerkarte sehen Sie, welche Berichte vom Benutzer zur Genehmigung gesendet wurden. Hier können Sie auch sehen, wer den Bericht gerade zur Genehmigung hat.
  
  Wenn ein Bericht mehrere Genehmiger enthält, können Sie sich diese anzeigen lassen, indem Sie auf Anzeigen klicken. Sie können auch eine Erinnerung an die genehmigende(n) Person(en) senden. Dazu markieren Sie den entsprechenden Bericht und klicken in der rechten Ecke oben im Fenster auf Erinnerung senden.
  Haben Sie einen Bericht markiert, können Sie sich weitere Optionen darstellen, um den Bericht als Administrator zu handhaben. Sollten Sie beispielsweise eine Änderung in der Genehmigungsstruktur für einen Bericht vorgenommen haben, den der Benutzer bereits zur Genehmigung gesendet hat, müssen Sie diesen Bericht erneut zur Genehmigung senden, damit die neue Genehmigungsstruktur für den bestimmten Bericht aktiviert wird.
  
• Bereit zum Versand – Hier können Sie die Berichte überprüfen, nachdem sie genehmigt wurden oder wenn der Benutzer den Bericht gesendet hat (sollte keine Genehmigung aktiviert sein).

Bevor Sie die Berichte an die entsprechenden Berichtsempfänger senden, markieren Sie die Berichte, die Sie versenden möchten und klicken auf Abrechnungen verwalten. Nun wählen Sie Abrechnungen senden. Wenn Sie mehrere Berichtsempfänger haben, werden diese als Registerkarten unter Berichtsempfänger angezeigt. 

Auch hier haben Sie einige Optionen zum Bearbeiten der Berichte, um Änderungen vorzunehmen. Sie können die Berichte bei Bedarf zum Beispiel an einen anderen Empfänger verschieben, wenn Sie den Bericht nicht an einen bestimmten Berichtsempfänger senden möchten. 

• Gesendet – Hier landen die Berichte, nachdem sie an den/die Berichtsempfänger gesendet wurden. Dies ist die einzige Standardregisterkarte, die Sie sehen, wenn Sie keine anderen Registerkarten für die Berichtsansicht aktiviert haben. Sie können die Berichte auch in diesem Schritt bearbeiten. Hier sind Ihre Optionen: 

• Dateien – Hier finden Sie alle Ihre erstellten Dateien. Sie können sie die Dateien beliebig oft herunterladen. Dazu klicken Sie rechts auf Exportdatei herunterladen.

Sie haben auch die Möglichkeit, sich eine Zusammenfassung als PDF anzeigen zu lassen, die alle Berichte enthält. Dazu klicken Sie hier:

• Bezahlt – Wenn Sie diese Registerkarte aktiviert haben, werden Ihnen hier alle Berichte angezeigt, die bezahlt wurde. Die Einrichtung nehmen Sie unter Einstellungen > Ausgabenmanagement > Workflow > Zahlungsdokumentation vor.

Klicken Sie den Bericht an, den Sie als bezahlt markieren wollen und wählen Sie unter Abrechnungen verwalten Als bezahlt markieren aus. 

Jetzt öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie auswählen können, ob Sie eine Zahlungsdatei erstellen möchten (bitte beachten Sie, dass eine neue Zahlungsdatei generiert wird, die erneut an den entsprechenden Berichtsempfänger gesendet wird). Wenn Sie keine Zahlungsdatei erstellen möchten, klicken Sie einfach auf Als bezahlt markieren und der Bericht wird auf die Registerkarte Bezahlt verschoben. 

Dem Benutzer wird jetzt dieser Bericht unter Bezahlte Abrechnungen in seinem privaten Modus angezeigt.

Auch hier haben Sie Möglichkeit, angezeigte Berichte zu bearbeiten, indem Sie die Optionen aufrufen.

Darüber hinaus können Sie sich die Zahlungsgrundlage anzeigen lassen, um zu sehen, welche Beträge steuerfrei und welche steuerpflichtig sind.

Einstellungen

Meine Organisation

Die Abrechnungsprozesse hängen davon ab, mit welchem Buchhaltungssystem (Berichtsempfänger) Intertours Expense verknüpft ist.

Intertours Expense kann in die meisten Buchhaltungs- und Gehaltsabrechnungssysteme integriert werden und Sie können bei der Erstellung von Spesenabrechnungen aus mehreren Dateiformaten wählen. Ein Spesenprozess verfügt über eine Reihe von Standardeinstellungen, die Sie für Ihr Unternehmen bearbeiten und anpassen können. Sie finden diese Einstellungen, indem Sie zu Einstellungen gehen. 

Meine Organisation ist in drei Registerkarten unterteilt:

• Firmendetails – Hier können Sie Ihre Firmendaten, wie Name, Adresse usw. und die Standardsprache der Organisation eingeben. Nur der Firmenname ist für Benutzer in der App und in den Berichten sichtbar. 
  
• Aufbau der Organisation – Eine Organisation kann Abteilungen haben (die wiederum Unterabteilungen haben können). Hier fügen Sie Ihre gewünschte Organisationsstruktur hinzu. Die Abteilungen können verwendet werden, um zu steuern, wie die Genehmigung innerhalb der Organisation gehandhabt wird. In diesem Fall müssen Sie in den Benutzereinstellungen auch jedem Benutzer eine Abteilung zuweisen. 
  Außerdem können Sie MwSt.-Einstellungen für jede Abteilung auswählen: MwSt.-pflichtig, MwSt.-befreit oder MwSt.-Einstellungen von Ausgabenkategorien übernehmen.
  
  Erfahren Sie mehr im Artikel Wie baue ich eine Organisationsstruktur aus? 
  
  
• Lizenzinformationen – Hier finden Sie Informationen zur Rechnungsstellung und Zahlungsmethode für die Organisation sowie eine Zusammenfassung der Lizenztypen der Organisation und der Anzahl der verwendeten Lizenzen. Sie können den Monat auswählen, für den Sie Lizenzstatistiken anzeigen möchten.

Ausgabenmanagement

Hier nehmen Sie die Einstellungen für das Ausgabenmanagement in Ihrer Organisation optimal vor. Es ist in die folgenden Registerkarten unterteilt:

• Integrationen – Hier können Sie Integrationen, Kontenpläne, Gehaltsarten und Zahlungsmethoden hinzufügen und verwalten. Intertous Expense ist flexibel in Bezug auf Einstellungen. Wählen Sie den Berichtsempfänger aus, an den Sie die Berichte senden möchten. Es kann ein Buchhaltungsprogramm, ein Gehaltsabrechnungsprogramm oder ein normales PDF sein. Wenn Sie Berichte an mehr als einen Empfänger senden möchten, haben Sie die Möglichkeit, alle hinzuzufügen. Wenn Sie mehrere Berichtsempfänger verwenden, denken Sie daran, dass die Berichte parallel versendet werden können, und überprüfen Sie die Einstellungen für jeden Empfänger sorgfältig.
  
  Für jeden Berichtsempfängertyp können Sie die Person und das System definieren, die die Empfänger der Berichte sein sollen. Je nachdem, welchen Empfänger Sie haben, können unterschiedliche Berichtseinstellungen festgelegt werden. Wenn Sie ein Finanzsystem verwenden, können Sie beispielsweise festlegen, wie alle Ausgaben gebucht werden sollen und auf welche Konten sie gebucht werden sollen. 
  
  Hier legen Sie auch fest, welche Ausgabenarten an welchen Berichtsempfänger gesendet werden sollen. Unter Ausgabenarten für jeden Empfänger auswählen, müssen  kreuzen Sie an, welche Ausgabenart an den jeweiligen Berichtsempfänger gesendet werden sollen.
  
  Weitere Artikel zu dieser Kategorie finden Sie unter den folgenden Links:
  Wo kann ich sehen, welche Integrationen zur Auswahl stehen?
  Wie funktioniert das System, wenn Sie mehrere Integrationen haben?
  Kann ich die Integration hinzufügen/ändern?
  Wo füge ich meine E-Mail-Adresse als Empfänger hinzu, wenn Berichte zur Bearbeitung in der Organisation verfügbar sind?
  
  Kontenplan – Den Kontenplan können Sie nutzen, wenn Sie ein Buchhaltungssystem als Berichtsempfänger haben. Alle hier verfügbaren Konten werden für die jeweilige Ausgabenkategorie festgelegt. Die Einstellungen nehmen Sie vor unter Einstellungen > Ausgabenmanagement > Ausgabenkategorien. 
  
  Wenn der Berichtsempfänger ein System ist, das über eine API verbunden ist, werden diese Konten automatisch durch das externe System aktualisiert. Falls nicht, können Sie die Konten in dieser Spalte ganz einfach verwalten, indem Sie auf Bearbeiten klicken.
  
  Hier wählen Sie auch Ihr Steuerkonto aus.
  
  Weitere Artikel zu dieser Kategorie finden Sie unter den folgenden Links:
  Wozu brauche ich den Kontenplan?
  Wie importiere/erstelle ich neue Kontenpläne?
  Kann ich eine Liste der Konten herunterladen, die in unserer Organisation verfügbar sind?
  
  Zahlungsmethoden – Eine Organisation kann mehrere Zahlungsmethoden haben. Die Zahlungsmethode steuert das Konto, auf dem die Ausgabe gutgeschrieben werden soll. Beispielsweise können dies „Firmenkarte“ und „Private Ausgaben“ sein, die jeweils dem richtigen Konto in der Buchhaltung zugeordnet sind. Die Zahlungsmethoden erscheinen dann als Optionen für alle Benutzer.
  
  Sie können auch persönliche Zahlungsmethoden verwenden, wenn Sie unterschiedliche Konten für verschiedene Mitarbeiter haben möchten. Persönliche Zahlungsmethoden werden dann mit einem bestimmten Benutzer verknüpft und können dann nur von dem Benutzer verwendet werden, der die Zahlungsmethode mit ihm verknüpft hat.
  
  Weitere Artikel zu dieser Kategorie finden Sie unter den folgenden Links:
  Was sind Zahlungsmethoden?
  Wie verwalte ich Zahlungsmethoden für die Benutzer?
  
  

• Ausgabenkategorien – Ausgabenkategorien werden für die automatische Abrechnung verwendet und die Benutzer müssen die Ausgabenkategorie für jede Abrechnung hinzufügen. In diesem Abschnitt können Sie Ihre eigenen Ausgabenkategorien konfigurieren. Hier können Sie auch festlegen, welche Eingabefelder für die Benutzer beim Erstellen einer Ausgabe sichtbar und obligatorisch/nicht obligatorisch sein sollen. Dies ist unter Weitere Eingabefelder bearbeiten konfigurierbar. 
  
  Intertours Expense hat die folgenden standardisierten Ausgabenkategorien:
  
  Allgemeine Ausgaben  – Wird für die häufigsten Ausgaben wie Parken, Tickets, Unterkunft usw. verwendet. Für diese Kategorie ist es nur möglich, ein einzelnes Ausgabenkonto zu definieren.
  
  Bewirtung – Wird verwendet, um Ausgabenkategorien für Bewirtung einzurichten. Es ist möglich, Konten für abzugsfähige und nicht abzugsfähige Bewirtungen anzugeben.
  
  Verpflegungspauschalen – es sind sowohl die inländischen Verpflegungspauschalen, als auch die ausländischen Verpflegungspauschalen verfügbar. Sie können für jedes Land separate Beträge definieren.
  
  Fahrtkostenpauschalen – Unterstützung für verschiedene Fahrzeugtypen. Es ist einfach festzulegen, welcher Betrag zu zahlen ist und welche Konten für die steuerfreien und steuerpflichtigen Teile verwendet werden sollen.
  
  Wenn Sie auf Kategorie hinzufügen klicken, können Sie auch eine eigene Kategorie für Leistungen (für Verpflegungsleistungen) und allgemeinen Einkaufskosten hinzufügen.
  
  Hier finden Sie weiterführende Artikel für diese Kategorie unter den folgenden Links:
  "Weitere Eingabefelder bearbeiten" - Einstellungen für Kategorien, Dimensionen und Validierungen
  Wo kann ich eine neue Ausgabenkategorie anlegen?
  Wie deaktiviere ich die Mehrwertsteuer für die Organisation?
  Wie ändere ich Kilometerbeträge?
  Kann ich auswählen, was für den Benutzer obligatorisch sein soll, um die Ausgabe hinzuzufügen?
  Wie füge ich ein Jahresbudget für eine Kategorie hinzu?
  Kann ich die steuerfreie Kilometervergütung ändern?
  
  
• Dimensionen – Hier können Sie Dimensionen für beispielsweise Kostenstellen und Projekte konfigurieren und bearbeiten. Dimensionen sind optional, und Sie können eine oder mehrere verwenden. Ihre Werte können vordefiniert oder vom Benutzer ausgewählt werden. Dimensionen können auf einen vollständigen Bericht oder auf jede Ausgabe angewendet werden. Es gibt viele Möglichkeiten, die Dimensionen so anzupassen, wie Sie sie für Ihre Organisation haben möchten. 
  
  Verwandte Artikel für diese Kategorie finden Sie unter den folgenden Links:
  Wie verwalte ich Projekte für die Benutzer?
  Wie verwalte ich Kostenstellen für die Benutzer?
  
  
• Workflow – Hier verwalten Sie die Einstellungen im Zusammenhang mit dem Abrechnungsprozess Ihrer Berichte und Belege. 
  Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen, um beispielsweise die Buchhaltungswährung festzulegen, oder dass keine Mehrwertsteuer für ausländische Belege gebucht werden soll. Wenn Sie möchten, dass jeder Bericht eine Abrechnungsnummer erhält, können Sie dies hier unter Abrechnungsnummernserie einrichten. 
  
  Weitere Artikel zu dieser Kategorie finden Sie unter den folgenden Links: 
  Wie füge ich die Registerkarte „Bezahlt“ unter „Berichte“ hinzu?
  Kann ich eine Einstellung hinzufügen, wie viele Ausgaben der Benutzer in einem Bericht registrieren kann?
  

Genehmigung

Wenn Sie Mitarbeiter als Genehmiger für andere Mitarbeiter anlegen möchten, verwalten Sie hier die Einstellungen, wie die Genehmigungsstruktur funktionieren soll. 

Die Genehmigung kann von einer bestimmten Person (Standardgenehmiger) oder gemäß der Organisationsstruktur oder den Dimensionen erfolgen. Auf Abteilungsebene oder Dimension ist es möglich, Betragsgrenzen pro Person festzulegen. Es ist auch möglich, die Zustimmung von mehr als einer Person zu verlangen. 

Weitere Artikel zu dieser Kategorie finden Sie unter den folgenden Links:
Wie richte ich Genehmiger ein?
Temporärer Genehmiger 

Erinnerungen

Diese Funktion nutzen Sie, um Erinnerungen an Benutzer oder Genehmiger innerhalb Ihrer Organisation zu senden. Schreiben Sie einen Titel und eine Nachricht, entscheiden Sie, an welchem Datum sie gesendet werden soll und ob sie wiederholt werden soll oder nicht.

Die Erinnerung kann entweder einmal gesendet werden oder jeden Tag, jede Woche, alle zwei Wochen oder einmal im Monat wiederholt werden. Entscheiden Sie, an wen die Erinnerung gesendet werden soll: alle Benutzer in der Organisation, Benutzer mit nicht eingereichten Abrechnungen oder Genehmiger, die Berichte bearbeiten müssen.

Weitere Artikel zu dieser Kategorie finden Sie unter den folgenden Links:
Wie verwalte ich Erinnerungen?
Die Funktionalitäten, die Sie nicht missen möchten

Marketplace

Intertours Expense bietet viele zusätzliche Dienste, die Sie in Ihr Intertours Expense-Konto integrieren können, wie z. B. das Verbinden Ihrer Firmenkreditkarten (Unternehmenskarten), Flottenmanagement, digitale Quittungen usw.

Hier können Sie diese Dienste aktivieren/deaktivieren. 
Es gibt auch einige kostenlose Funktionen, die (de)aktiviert werden können - zum Beispiel; Genehmigung, Kostenaufteilung und Duplikatserkennung.

Weitere Artikel zu dieser Kategorie finden Sie unter den folgenden Links:
Was ist Marketplace?

Support

Wenn Sie auf Support klicken, werden Sie zu Ihrem E-Mail-Anbieter weitergeleitet und können unseren Kundendienst auf diesem Weg kontaktieren.

Nutzen Sie auch unsere umfangreiche Wissensdatenbank, um schnell nach Antworten zu suchen.

Abmelden

Wenn Sie auf Abmelden klicken, werden Sie von Ihrem Intertours Expense Konto abgemeldet.