Wie funktionieren die Abrechnungen und Zahlungen?

Geändert am Wed, 10 Jan 2024 um 10:54 AM

In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick über die Abrechnungsfunktionen von Pay. Wir erklären, wie die Abrechnungen funktionieren und welche Zahlungsfrequenzen, Zahlungsarten und Zahlungsbedingungen zur Verfügung stehen.

 

Abrechnungen 

Die Kreditkartenabrechnungen von Pay fassen alle Kartentransaktionen zusammen, die von den Kartennutzern einer Organisation mit einer ihrer Karten getätigt wurden. 

Alle Karten, die an eine Kundenorganisation ausgegeben werden, laufen unter demselben Kreditlimit und werden über das eigene Kartenkonto der jeweiligen Organisation abgerechnet. Eine einzige Kontoabrechnung vereinfacht den Abrechnungsprozess. Es ist nicht notwendig, die einzelnen Abrechnungen von manchmal Hunderten von Karten jeweils mit dem ausstehenden Saldo unter dem Kreditlimit der Organisation abzugleichen. Stattdessen erhalten Pay-Kunden eine einzige Abrechnung mit allen Kartentransaktionen der Organisation. 

Gleichzeitig bietet das Abrechnungssetup von Pay maximale Flexibilität. Neben den statischen PDF-Abrechnungsdateien bietet Pay auch umfangreiche CSV-Dateien, die viele nützliche Datenpunkte enthalten. Mit diesen CSV-Dateien ist es möglich, die Ausgaben auf verschiedenen Ebene zu analysieren, zum Beispiel pro Kartennutzer, Karte oder Team/Kostenstelle.

 

Abrechnungszeiträume vs. Frequenz der Abrechnungszahlungen

Pay erstellt die Abrechnungen in einem monatlichen Zyklus. Die Zahlungsfrequenz für den Ausgleich der offenen Abrechnungsbeträge ist jedoch unabhängig vom monatlichen Abrechnungszeitraum. Das heißt, Pay ermöglicht die Rückzahlung offener Abrechnungsbeträge in verschiedenen Intervallen. Momentan bieten wir monatliche (Version FOUR) und wöchentliche (Version ONE) Abrechnungszahlungen an. 

Es ist auch möglich, Ihr Pay-Konto vorzufinanzieren (Version GO), d. h. die Organisation zahlt einen gewissen Betrag auf das Kartenkonto ein, bevor Zahlungen mit den Pay-Kreditkarten vorgenommen werden. Die Prefunding-Option ist eine praktische Funktion, um die Zahlungskapazitäten Ihrer Kreditlinie zu erweitern. 

 

Zahlungsarten für Rechnungen (SEPA-Lastschriftverfahren)

Offene Rechnungsbeträge werden in der Regel per SEPA-Lastschrift beglichen. 

Für die meisten Kunden wird nur ein Standard-SEPA-CORE-Mandat benötigt, das innerhalb der App erteilt werden kann. In besonderen Fällen können wir ein SEPA-B2B-Mandat verlangen, das für beide Seiten mehr Sicherheit bietet. 

Wie für Lastschriften vorgeschrieben, erhalten Sie zwei Bankarbeitstage vor der Abbuchung von Ihrem Abrechnungskonto eine E-Mail-Benachrichtigung über die Belastungsbeträge. Diese E-Mail enthält auch eine CSV-Datei, in der die Transaktionen aufgeführt sind, auf die sich diese Abrechnungszahlung bezieht.

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