Wichtige Punkte zur Einhaltung der "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)"

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) stellen Anforderungen an Unternehmen in Deutschland in Bezug auf ihre buchhalterischen Prozesse. Im Bereich der Reisekostenabrechnung sollten Unternehmen besonders auf die folgenden Punkte achten, um GoBD-konform zu agieren:

Dokumentation

Unternehmen sollten eine klare Dokumentation ihrer Reisekostenabrechnungsprozesse anlegen, die den Anforderungen der GoBD entspricht.

Aufbewahrung von Belegen

Alle Belege, die mit Geschäftsreisen in Zusammenhang stehen, müssen geordnet und unveränderbar aufbewahrt werden. Dabei können Belege auch digitalisiert und elektronisch aufbewahrt werden, sofern dies den Anforderungen der GoBD entspricht.

Unveränderbarkeit von Daten

Sobald Daten in das System eingegeben wurden, müssen sie vor Veränderungen geschützt werden. Änderungen sollten nur über nachvollziehbare Stornierungs- und Korrekturbuchungen erfolgen.

Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit

Die Reisekostenabrechnungsprozesse sollten so gestaltet sein, dass sie jederzeit nachvollziehbar und überprüfbar sind. Dies schließt auch ein, dass der gesamte Prozess von der Erfassung der Belege bis zur Erstattung der Kosten in einer nachvollziehbaren und verständlichen Weise dokumentiert ist.

Digitale Aufbewahrung

Beim Übergang zu digitalen Prozessen sollten Unternehmen sicherstellen, dass die elektronische Archivierung der Daten den Anforderungen der GoBD entspricht.

Regelmäßige Schulungen und Kontrollen

Es ist empfehlenswert, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter regelmäßig in Bezug auf die GoBD-Anforderungen schulen und die Einhaltung der Vorgaben kontrollieren.

Einsatz geeigneter Software

Die Nutzung von geeigneten Reisekostenabrechnungssoftwares kann helfen, die GoBD-Konformität zu gewährleisten und den Prozess effizienter zu gestalten.

Die Einhaltung der GoBD ist für Unternehmen von zentraler Bedeutung, um mögliche steuerliche und rechtliche Risiken zu minimieren. Daher sollten Unternehmen sorgfältig darauf achten, ihre Reisekostenabrechnungsprozesse in Einklang mit den GoBD zu bringen.