Einstieg in Intertours Expense
Intertours Expense ermöglicht es Ihnen, Ihre Geschäfts- und Reisekosten über Ihren Webbrowser und unsere mobile App einzureichen. Intertours Expense gibt Ihnen auch einen Überblick über alle Ihre Ausgabenberichte, Nachrichten und persönlichen Einstellungen.
INHALTSVERZEICHNIS
Erstellen eines Kontos
Wenn Ihre Organisation Sie zur Nutzung von Intertours Expense einlädt, erhalten Sie Ihre Einladung in einer Willkommens-E-Mail, die einen Link enthält, über den Sie Ihr Benutzerkonto aktivieren. Die Einladung wird von der Person gesendet, die in Ihrem Unternehmen die Administration von Intertours Expense verwaltet und an die Sie Ihre Spesenabrechnungen senden.
Klicken Sie in der E-Mail auf Konto aktivieren. Im Browser öffnet sich Intertours Expense und hier geben Sie Ihren Vor- und Nachnamen sowie ein starkes Passwort ein. Klicken Sie auf Konto erstellen. Intertours Expense erstellt nun Ihr Konto und meldet Sie an. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link, über den Sie die Intertours Expense-App für Ihr Mobilgerät herunterladen können.
Nachfolgend lesen Sie, wie Sie mit der Intertours Expense App und im Web mit Intertours Expense beginnen können.
Nutzung der App-Version
Laden Sie die App herunter
Sie können unsere Intertours Expense-App aus dem App Store oder Google Play Store herunterladen. Wenn Sie die App heruntergeladen und installiert haben, öffnen Sie die App und melden Sie sich mit Ihren Intertours Expense Anmeldedaten an. Wenn Sie zu mehr als einer Organisation gehören, können Sie ganz einfach zwischen den Organisationen wechseln, indem Sie in der App oben auf dem Bildschirm seitlich wischen.
App-Symbole
Im Folgenden erklären wir die Symbole im unteren Menü der App.
Dashboard
| Dashboard ist die erste Seite, die angezeigt wird, wenn Sie sich anmelden. Hier erhalten Sie einen guten Überblick über Ihre nicht eingereichten Berichte und Ihre nicht eingereichten Ausgaben. |
Spesenabrechnungen
| Unter Spesenabrechnungen sehen Sie Informationen zu allen bereits eingereichten und nicht eingereichten Spesenabrechnungen. |
Neue Ausgaben
| Erstellen Sie eine neue Ausgabe oder einen neuen Bericht, indem Sie auf das Pluszeichen in der Mitte des unteren Menüs klicken. |
Benachrichtigungen
| Unter Benachrichtigungen finden Sie Ihre To-do-Liste und auch Nachrichten, die an Ihr Benutzerkonto gesendet werden. Beispiele - Wenn Sie ein Genehmiger von Spesenabrechnungen anderer Benutzer sind, erhalten Sie die zu genehmigenden Berichte unter Ihrer Aufgabenliste. Wenn Sie den Bericht bearbeitet haben, wird er unter der Aufgabenliste als erledigt angezeigt. Wenn Sie eine Quittung per E-Mail an Intertours Expense gesendet haben und in mehreren Organisationen registriert sind, finden Sie die Quittung unter Ihrer To-Do-Liste und verbinden Sie sie von dort mit der richtigen Organisation. Unter Nachrichten können Sie sehen, ob Ihre Spesenabrechnung genehmigt oder abgelehnt wurde und auch, ob Ihre Organisation Ihnen Nachrichten in Intertours Expense sendet. |
Einstellungen
| Unter den "drei Punkten" finden Sie Ihre Einstellungen und die folgenden Unterkategorien: Persönliche Einstellungen - Hier ändern Sie die Einstellungen Ihres persönlichen Benutzerkontos. Sie können die Sprache und das Datumsformat ändern sowie das Passwort und die E-Mail-Adresse ändern oder ein Profilbild ändern/hinzufügen. Sie können auch die automatische Analyse Ihrer Belege aktivieren (oder deaktivieren), was bedeutet, dass die App den Betrag, die Mehrwertsteuer und das Datum automatisch liest. Sie können auch die Funktion ein- und ausschalten, die automatisch die Mehrwertsteuer auf Ihre Ausgaben berechnet, nachdem Sie einen Gesamtbetrag für die Ausgaben eingegeben haben. Es gibt auch einige Einstellungen für die Kameraansicht in der App. Sie können hier zusätzliche E-Mail-Adressen hinzufügen (wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen haben, von denen Sie Ihre Quittungen per E-Mail senden) und hier fügen Sie auch Ihre persönliche Kontonummer für Zahlungen hinzu. |
Nutzung der Web-Version
Intertours Expense ist auch als Desktop Version im Web verfügbar. Suchen Sie in Ihrem Internetbrowser nach Intertours Expense und melden Sie sich mit Ihrem Intertours Expense Login an (gleicher Login für die App und die Website).
Sie melden sich direkt im privaten Modus an. Wenn Sie eine Administrator- oder Stellvertreter-Berechtigung haben, können Sie zwischen diesen verschiedenen Ansichten wechseln, indem Sie oben im Fenster auf Privatmodus klicken und Ihre verschiedenen Ansichten werden in einer Dropdown-Liste unten angezeigt.
Das Menü auf der linken Seite (unter dem Profilbild) ist im privaten Modus immer sichtbar. Hier können Sie zwischen den verschiedenen Funktionen Ihres Kontos navigieren.
Nachfolgend finden Sie weitere Informationen zu diesen Funktionen.
Dashboard
Das Dashboard ist die erste Ansicht, die Sie sehen, nachdem Sie sich bei Ihrem Konto angemeldet haben. Hier können Sie zwischen Ihren verschiedenen Organisationen wechseln (sofern Sie Benutzer in mehreren Organisationen sind), indem Sie auf den aktuellen Firmennamen klicken (in diesem Fall Test Intertours - siehe Bild unten)
Im Hauptteil des Dashboards können Sie Ihre nicht eingereichten Berichte und nicht eingereichten Ausgaben sowie Ihre Aufgabenliste anzeigen und bearbeiten.
Sie können auf das Plus-Symbol auf der rechten Seite klicken, um eine neue Spesen- oder Spesenabrechnung hinzuzufügen.
Neue Ausgaben
Die nächste Funktion im Menü auf der linken Seite ist Neue Ausgaben. Sie können auch hier klicken, um eine neue Ausgabe zu erstellen (sowie auf das Plus-Symbol im Dashboard). Wenn Sie mit mehreren Organisationen verbunden sind, wählen Sie zunächst aus, in welcher Organisation die Ausgaben hinzugefügt werden sollen. Wenn Sie nur mit einer Organisation verbunden sind, gelangen Sie direkt zum nächsten Schritt.
Hier wählen Sie aus, welche Ausgabenart Sie hinzufügen möchten.
Spesenabrechnungen
Der nächste Punkt in der Menüleiste ist Ausgabenabrechnungen. Ihre Spesenabrechnungen werden hier gesammelt.
Nicht eingereichte Berichte = Berichte, die Sie noch nicht bei Ihrem Arbeitgeber eingereicht haben.
Eingereichte Berichte = Berichte, die Sie zur Genehmigung gesendet /an Ihren Arbeitgeber gesendet haben. Wenn Sie auf einen übermittelten Bericht klicken und im Bericht ganz nach unten scrollen, können Sie den Verlauf sehen. In der Berichtshistorie können Sie z.B. sehen, ob der Bericht genehmigt wurde oder nicht. Wenn er genehmigt wurde, sollten Sie sehen, von wem.
Bezahlte Berichte = Wenn Ihre Organisation Ihren Bericht als bezahlt markiert hat, werden diese Berichte in diesem Feld angezeigt. Bitte beachten Sie, dass diese Box nur angezeigt wird, wenn Ihre Organisation diese Funktion auf Organisationsebene aktiviert hat.
To-Do
Dies sind Ihre To-Do´s, um die Sie sich kümmern müssen. Wenn Sie eine neue Aufgabe haben, wird ein rotes Symbol neben "To-do" im Menü angezeigt. Wenn Sie ein Genehmiger der Spesenabrechnungen anderer Benutzer sind, erhalten Sie die zu genehmigenden Berichte unter Ihrer To-do-liste. Wenn Sie den Bericht bearbeitet haben, wird er unter Fertig angezeigt. Wenn Sie eine Quittung per E-Mail an Intertours Expense gesendet haben und in mehreren Organisationen registriert sind, finden Sie die Quittung unter Ihrer To-Do-Liste und verbinden Sie sie von dort mit der richtigen Organisation.
Meine Einkäufe
Wenn Ihre Organisation Meine Einkäufe aktiviert hat, können Sie die Verbindung hier herstellen und hier sammeln Sie auch die Transaktionen, nachdem die Verbindung hergestellt wurde.
Benachrichtigungen
Hier sehen Sie Nachrichten, die vom System oder von Ihrer Organisation an Sie gesendet werden. Sie können beispielsweise Nachrichten erhalten, wenn Ihre Spesenabrechnung genehmigt oder abgelehnt wurde.
Einstellungen
Hier ändern Sie die Einstellungen Ihres persönlichen Benutzerkontos. In den Einstellungen können Sie Sprache, Datumsformat, Profilbild, Passwort und E-Mail-Adresse(n) ändern. Sie können auch die automatische Analyse Ihrer Belege aktivieren (oder deaktivieren), was bedeutet, dass die App den Betrag, die Mehrwertsteuer und das Datum automatisch erkennt. Sie können außerdem die Funktion ein- und ausschalten, dass automatisch die Mehrwertsteuer auf Ihren Ausgaben berechnet wird, nachdem Sie einen Gesamtbetrag für die Ausgaben eingegeben haben. Es gibt auch einige Einstellungen für die Kameraansicht in der App.
Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen haben, von denen Sie Ihre Quittungen senden, können Sie im Feld zusätzliche E-Mail-Adressen weitere E-Mail-Adressen zu Ihrem Benutzerkonto hinzufügen. (siehe auch: Kann ich meine Belege von verschiedenen E-Mail-Adressen versenden?) In den Einstellungen fügen Sie auch Ihre persönliche Kontonummer für Zahlungen hinzu.
Tipp: Wenn Sie auf die Fragezeichen klicken, können Sie mehr über das jeweilige Eingabefeld oder Kontrollkästchen lesen.
Zusatzleistungen
Wenn Ihre Organisation einige zusätzliche Dienste aktiviert hat, finden Sie diese hier und können Sie für Ihr Benutzerkonto aktivieren.
E-Mail-Empfang weiterleiten
Informationen darüber, wie Sie Ihre Quittung per E-Mail an Ihr Intertours Expense-Konto senden.
Support
Wenn Sie auf Support klicken, werden Sie zu Ihrem E-Mail-Anbieter weitergeleitet und können unseren Kundendienst auf diesem Weg kontaktieren - sollten Sie hier in unserer Wissensdatenbank mal keine Antwort finden.
Ausloggen
Wenn Sie auf Abmelden klicken, werden Sie von Ihrem Intertours Expense Konto abgemeldet.
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