Einstellungen zum Belegmanagement

Geändert am Mon, 29 Apr 2024 um 03:24 PM

Als Inhaber oder Admin können Sie unter Einstellungen → Belege diverse Einstellungen zum Belegmanagement in Pay vornehmen.


Benachrichtigungen bei fehlenden Belegen

Bei Aktivierung der Einstellung Benachrichtigungen & Icons für fehlende Belege senden wir einmal pro Woche eine Übersicht zu den fehlenden Belegen an alle Inhaber, Administrator und Buchhalter. Die betreffenden Mitarbeiter erhalten außerdem eine Erinnerung, ihre Belege hochzuladen. Dies kann in den Profileinstellungen individuell deaktiviert werden. Zusätzlich werden auf der Transaktionsseite sowie im Buchhaltungsexport rote Markierungen für fehlende Belege angezeigt.


Belegweiterleitung

Mit der Belegweiterleitung in Pay können alle Belegdateien die in Pay hochgeladen werden (via Mobile App, Webapp oder via Beleginbox) direkt an eine E-Mail Adresse weitergeleitet werden. In den Belegeinstellungen können Sie 

  • die Funktion aktivieren bzw. deaktivieren
  • festlegen ob die Kreditkartenabrechnung (monatliches PDF) inkludiert werden soll
  • zwischen sofortiger und täglicher Weiterleitung wählen

Wichtiger Hinweis: Bei täglicher Weiterleitung werden die über den Tag hochgeladenen Belege in einem einzelnen PDF kombiniert und um 00:00 UTC an die angegebene E-Mail Adresse weitergeleitet.


Belegupload

Mitarbeiter können in Pay pro Transaktion wählen, ob ein Beleg benötigt wird oder nicht. In den Einstellungen können Inhaber/Admins festlegen, ob Mitarbeitern die Option angeboten werden soll, einzelne Transaktionen mit der Markierung "Beleg wird nicht benötigt" zu versehen.


Beleginbox

Mit der Funktion Beleginbox können Belegdateien per E-Mail an Pay geschickt werden. Die Dateien werden dann automatisch der dazugehörigen Transaktion zugewiesen. In den Belegeinstellungen können Sie eine E-Mail-Adresse angeben, an die Belege, die von unserer Beleginbox keiner Transaktion zugeordnet werden können, zurückgesendet werden.


Wichtiger Hinweis: Der Versand erfolgt nach drei, zeitlich versetzten Versuchen, die Belegdatei einer Transaktion zuzuordnen.

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