Was passiert, wenn Mitarbeiter keinen Originalbeleg einreichen können?

In solchen Fällen können Eigenbelege eine wichtige Rolle spielen. Dieser Artikel beleuchtet, wann und wie Eigenbelege sinnvoll eingesetzt werden können und welche Informationen sie enthalten müssen.

Wann ist ein Eigenbeleg sinnvoll?

Eigenbelege kommen oft zum Einsatz, wenn kleine Ausgaben wie Trinkgelder oder Parkgebühren anfallen, für die keine Quittungen ausgestellt werden. Sie dienen als Ersatz für verlorene oder nie erhaltene Originalbelege. Obwohl es keine feste Betragsgrenze für die Akzeptanz von Eigenbelegen gibt, werden in der Regel Ausgaben bis zu 150 Euro brutto ohne Probleme vom Finanzamt anerkannt. Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass Eigenbelege nur in Ausnahmefällen verwendet werden sollten, da sie im Vergleich zu Originalbelegen eine geringere Beweiskraft haben.

Was ist ein Eigenbeleg?

Ein Eigenbeleg ist ein selbst erstellter Beleg, der in Situationen zum Einsatz kommt, in denen ein Originalbeleg fehlt. Das Finanzamt akzeptiert Eigenbelege, sofern es sich um nachvollziehbare Geschäftsvorfälle handelt. Besonders bei Beträgen bis zu 150 Euro ist die Akzeptanz in der Regel gegeben. Bei höheren Beträgen könnten jedoch Nachfragen seitens des Finanzamts erfolgen. Vor dem Erstellen eines Eigenbelegs sollte jedoch immer versucht werden, einen ordnungsgemäßen Beleg vom Aussteller zu erhalten.

Was muss ein Eigenbeleg enthalten?

Ein Eigenbeleg sollte dieselben Informationen wie ein Originalbeleg aufweisen. Folgende Angaben sind essentiell:

• Zahlungsempfänger mit Namen und Anschrift: Dies stellt sicher, dass die Ausgabe einem konkreten Empfänger zugeordnet werden kann.
• Art der Ausgabe/Aufwendung: Hier wird spezifiziert, ob es sich um Waren oder Dienstleistungen handelt und in welcher Menge diese geliefert wurden.
• Zahlungsdatum: Das Datum, an dem die Zahlung erfolgte, ist für die zeitliche Zuordnung der Ausgabe wichtig.
• Betrag: Die Höhe der Ausgabe muss klar ausgewiesen sein.
• Grund für die Ausstellung des Eigenbelegs: Eine kurze Erklärung, warum kein Originalbeleg vorliegt, ist erforderlich.
• Datum der Ausstellung und Unterschrift: Das Ausstellungsdatum des Eigenbelegs und die Unterschrift des Verantwortlichen sind notwendig, um die Authentizität zu gewährleisten.

Fazit

Obwohl Eigenbelege in bestimmten Situationen eine praktische Lösung bieten, sollten sie stets als letzte Option betrachtet werden. Die sorgfältige Aufbewahrung von Originalbelegen bleibt unerlässlich für eine transparente und zuverlässige Buchführung. Unternehmen sollten daher ihre Mitarbeiter entsprechend schulen und Prozesse implementieren, die die ordnungsgemäße Belegsammlung fördern. Eigenbelege sind zwar hilfreich, aber ein gut organisiertes Belegmanagement ist für jedes erfolgreiche Unternehmen unverzichtbar.