Wie sollten wir bei der Vergabe der Nutzer-Rollen vorgehen?

Auf Basis der Nutzer-Rollen empfehlen wir die Vergabe der Nutzer-Rollen an Ihre Mitarbeiter:

Mitarbeiter

Zielgruppe:

Alle regulären Angestellten, die im Rahmen ihrer Tätigkeit Geschäftsausgaben tätigen.

Zuweisungsgrund:

Mitarbeiter benötigen Zugriff auf ihre Kreditkarteninformationen und die Möglichkeit, Belege zu verwalten. Die Funktion zur Anfrage neuer Karten unterstützt den Bedarf an flexiblen Zahlungsmöglichkeiten, während die Ansicht der Transaktionen Transparenz bietet.

Buchhalter

Zielgruppe:

Mitglieder des Finanzteams, die sich auf Buchhaltung und Ausgabenmanagement spezialisieren.

Zuweisungsgrund:

Buchhalter benötigen erweiterten Zugriff für die Verwaltung buchhaltungsrelevanter Transaktionsdaten und das Hochladen bzw. Herunterladen von Belegen. Der begrenzte Zugriff gewährleistet die Konzentration auf buchhaltungsbezogene Aufgaben ohne Überlappung in die allgemeine Verwaltung.

Admin

Zielgruppe:

Führungskräfte in der Finanzabteilung oder Teamleiter, die Verantwortung für Budgets und Ausgaben tragen.

Zuweisungsgrund:

Admins benötigen umfangreichere Berechtigungen, um Karten zu verwalten und Transaktionen zu überwachen. Die Möglichkeit, Kartennutzer und Buchhalter einzuladen, unterstützt die Verwaltung und Überwachung der Finanzaktivitäten innerhalb ihres Verantwortungsbereichs. Die Limitierung ihrer Berechtigungen schützt vor missbräuchlicher Nutzung.

Inhaber

Zielgruppe:

Verantwortliche für das Kreditkartenprogramm, Produkt- und Prozessverantwortliche aus dem Kreditorenmanagement

Zuweisungsgrund:

Inhaber sollten die höchste Kontroll- und Zugriffsebene besitzen, um strategische Entscheidungen zu treffen und die Gesamtverwaltung der finanziellen Ressourcen des Unternehmens zu überwachen. Diese Rolle ermöglicht es, kritische Einstellungen vorzunehmen und die Verwaltungsebene zu strukturieren.

Die Nutzer-Rolle "Inhaber" sollte in jedem Fall mit einer Vertretung ausgestattet werden, damit jederzeit gewährleistet, dass ein reibungsloser Betrieb gewährleistet werden kann. 

Abschließende Überlegungen

Sicherheit: Die Zuweisung von Rollen sollte stets unter Berücksichtigung der Sicherheit erfolgen. Zugriffsberechtigungen sollten regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden.

Datenschutz: Die Handhabung von persönlichen und finanziellen Daten muss den Datenschutzrichtlinien entsprechen.

Schulung: Alle Nutzer sollten hinsichtlich ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten geschult werden, um Missverständnisse und Fehler zu vermeiden.

Flexibilität: Die Rollenzuweisung sollte flexibel genug sein, um sich an Veränderungen in der Unternehmensstruktur anzupassen.