Wie importiere ich Profildaten automatisierbar über eine CSV Datei?

Geändert am Do, 21 Mai um 5:44 NACHMITTAGS

Beachten Sie, dass die Einrichtung eines automatisierten HR-Feeds bzw. Profildatenimports kostenpflichtig sein kann. Die finalen Kosten werden vor Umsetzung abgestimmt.

INHALTSVERZEICHNIS

Zweck des HR-Feeds
Wichtige Unterscheidung
So funktioniert die Einrichtung
1. Musterdatei des Kunden
2. Benötigte Informationen vor Einrichtung
3. Feldmapping und Pflichtfelder
Steuerlogik für Anlage, Änderung und Löschung
Bereitstellung der sFTP-Zugangsdaten
Wichtige Hinweise
Zusammenfassung

Zweck des HR-Feeds

Mit einem HR-Feed können Profildaten Ihrer Reisenden regelmäßig aus Ihrem HR- oder Stammdatensystem an unser Profilsystem übertragen werden. Der Feed kann genutzt werden, um neue Profile anzulegen, bestehende Profile zu aktualisieren und nicht mehr benötigte Profile zu deaktivieren bzw. zu löschen.

Der Prozess ist kein reiner Standard-CSV-Upload, bei dem zuerst ein sFTP-Zugang bereitgestellt wird und der Kunde anschließend eigenständig eine Datei erstellt. Vor der technischen Einrichtung benötigen wir zunächst eine Musterdatei und ein abgestimmtes Mapping.

Wichtige Unterscheidung

Bitte unterscheiden Sie zwischen zwei Verfahren:

Einmaliger oder manueller Profilimport: technische Verarbeitung vorbereiteter Profildaten.
Automatisierter HR-Feed: regelmäßige Verarbeitung von HR-Daten inklusive Mapping, Testeinrichtung, Produktionssetup und laufender Verarbeitung.

Dieser Artikel beschreibt den automatisierten HR-Feed.

So funktioniert die Einrichtung

Sie stellen uns eine realistische Musterdatei im späteren Zielformat zur Verfügung, z. B. CSV oder XLSX.
Wir prüfen gemeinsam Dateityp, Frequenz, Datenumfang, Zielsysteme, Unternehmenszuordnung und gewünschtes Go-live-Datum.
Die Spalten Ihrer Datei werden den passenden Profilfeldern zugeordnet.
Es wird festgelegt, welche Felder Pflichtfelder sind und welche Felder bei Änderungen überschrieben werden dürfen.
Nach Freigabe des Setups wird der HR-Feed zunächst in einer Testumgebung eingerichtet.
Nach erfolgreicher Prüfung wird das Setup in die Produktionsumgebung übernommen.
Erst danach werden die sFTP-Zugangsdaten für die produktive Übermittlung bereitgestellt.
Die erste produktive Datei wird geprüft. Wenn sie dem abgestimmten Aufbau entspricht, wird die Verarbeitung automatisiert.

1. Musterdatei des Kunden

Ohne Musterdatei kann kein HR-Feed eingerichtet werden. Die Musterdatei muss dem Format entsprechen, das später auch produktiv geliefert wird.

Wichtig: Wenn beispielsweise zunächst eine XLSX-Datei abgestimmt wird, später aber produktiv eine CSV-Datei geliefert wird, muss die technische Einrichtung angepasst werden. Deshalb benötigen wir vorab eine Musterdatei, die dem späteren Zielprozess entspricht.

2. Benötigte Informationen vor Einrichtung

Für die Einrichtung benötigen wir folgende Informationen:

Information	Beschreibung
Dateityp	CSV oder XLSX
Frequenz	Täglich, wöchentlich oder monatlich
Zeitpunkt der Dateiablage	Gewünschte Uhrzeit der Bereitstellung. Nach Möglichkeit nicht zwischen 07:00 und 08:30 Uhr GMT.
Go-live-Zeitplan	Gewünschter Starttermin für den produktiven Betrieb
Delta-Datei	Ein Delta-Feed ist erforderlich. Die Datei muss die Änderungen enthalten, die verarbeitet werden sollen.
Eine Datei oder mehrere Dateien	Wenn getrennte Dateien für Anlage, Änderung oder Löschung verwendet werden, muss die Dateistruktur identisch sein.
Profilanzahl	Erwartete Anzahl der zu verarbeitenden Profile
Serverregion	In der Regel EU
Unternehmen / Gesellschaften	Name, Shortname und UUID der betroffenen Umbrella Faces Unternehmen. Bei mehreren Gesellschaften muss klar sein, anhand welcher Spalte die Zuordnung erfolgt.
Angeschlossene Systeme	Zum Beispiel Atriis, Sabre oder weitere angebundene Systeme
Benachrichtigungen	E-Mail-Adressen für Produktionsmeldungen: immer, nur bei Fehlern oder nie
Primärer Kundenkontakt	Name und E-Mail-Adresse der Person, an die die sFTP-Zugangsdaten gesendet werden dürfen
E-Mail-Zugangsdaten bei Neuanlage	Angabe, ob neue Nutzer automatisch Zugangsdaten per E-Mail erhalten sollen

3. Feldmapping und Pflichtfelder

Die Spalten Ihrer Datei müssen den entsprechenden Feldern im Profilsystem zugeordnet werden. Dafür benötigen wir eine Mapping-Übersicht.

Kundenspalte	Zielfeld im Profilsystem	Pflichtfeld?	Überschreiben?	Hinweise
`Action`	n/a	n/a	n/a	Zum Beispiel `SAVE` oder `DELETE`
`username`	Username	Ja	Nur bei Erstellung	Kann als eindeutiger Identifier genutzt werden
`email`	email	Ja	Immer	Gültige E-Mail-Adresse
`greeting.commonTitle`	greeting.commonTitle	Ja	Immer	Anrede / Titel gemäß Mapping
`sex`	sex	Ja	Immer	Wert gemäß abgestimmter Feldlogik
`name`	name	Ja	Nur bei Erstellung	Nachname wie im Reisedokument
`firstname`	firstname	Ja	Nur bei Erstellung	Vorname wie im Reisedokument
`birthdate`	birthdate	Ja	Immer	Format gemäß abgestimmter Datei
`location`	`company.uuid`	Ja	Gemäß Mapping	Bestimmt, welcher Gesellschaft / welchem Unternehmen das Profil zugeordnet wird
`Costcentre`	genInternalCostcentre	Ja	Immer	Kostenstelle
`Department`	genInternalDepartment	Ja	Immer	Abteilung
Arranger 1 E-Mail-Adresse	Arranger 1	Nach Abstimmung	Nach Abstimmung	Zuordnung einer Assistenz / eines Arrangers
Arranger 2 E-Mail-Adresse	Arranger 2	Nach Abstimmung	Nach Abstimmung	Weitere Assistenz / weiterer Arranger

Pflichtfelder: Wenn ein Feld als Pflichtfeld definiert ist und der Wert in der Datei fehlt, kann die betreffende Zeile nicht verarbeitet werden.

Overwrite-Logik: Für jedes Feld muss festgelegt werden, ob der HR-Feed den vorhandenen Wert immer überschreibt oder nur bei der erstmaligen Erstellung eines Profils befüllt.

Steuerlogik für Anlage, Änderung und Löschung

Der Feed muss eine klare Aktion enthalten, zum Beispiel:

SAVE für Neuanlage oder Aktualisierung
DELETE für Löschung bzw. Deaktivierung

Wichtig: Profile können nicht gelöscht werden, wenn sie nicht Bestandteil des HR-Feeds sind. Löschungen müssen daher aktiv über den Feed geliefert werden.

Bereitstellung der sFTP-Zugangsdaten

Die sFTP-Zugangsdaten werden nicht zu Beginn des Projekts bereitgestellt. Sie werden erst nach Abschluss der fachlichen Abstimmung, des Mappings, der Testeinrichtung und der Übernahme in die Produktionsumgebung erzeugt und an den benannten Kundenkontakt übermittelt.

Nach Eingang der ersten produktiven Datei wird geprüft, ob sie dem abgestimmten Aufbau entspricht. Erst danach wird der HR-Feed vollständig automatisiert verarbeitet.

Wichtige Hinweise

Die Musterdatei muss dem späteren produktiven Format entsprechen.
CSV und XLSX sind unterschiedliche Dateitypen. Ein späterer Wechsel kann Anpassungen erforderlich machen.
Bei mehreren Unternehmen oder Gesellschaften muss eindeutig erkennbar sein, welcher Reisende welcher Gesellschaft zugeordnet wird.
company.uuid dient der Unternehmenszuordnung.
Die eindeutige Identifikation eines Reisenden erfolgt über den abgestimmten Identifier, z. B. username oder eine andere vereinbarte eindeutige Spalte.
Pflichtfelder ohne Wert führen dazu, dass die jeweilige Zeile nicht verarbeitet werden kann.
Separate Dateien für Anlage, Änderung und Löschung sind möglich, müssen aber dieselbe Struktur verwenden.
Die automatische Verarbeitung startet erst nach erfolgreicher Prüfung der ersten produktiven Datei.

Zusammenfassung

Für einen automatisierten HR-Feed benötigen wir zuerst eine realistische Musterdatei und alle relevanten Informationen zur Verarbeitung. Anschließend werden Mapping, Pflichtfelder, Überschreiblogik, Unternehmenszuordnung und Löschlogik abgestimmt. Erst nach erfolgreichem Testsetup und Übernahme in die Produktionsumgebung werden die sFTP-Zugangsdaten bereitgestellt. Danach wird die erste Datei geprüft und der Feed bei korrektem Aufbau automatisiert aktiviert.