Preisüberwachung bei Geschäftsreisen - was ändert sich in der Buchhaltung?

Für die Buchhaltung

INHALTSVERZEICHNIS

• Der tatsächliche Prozess — Schritt für Schritt
• Welche Belege entstehen bei einer Umbuchung?
• Ein konkretes Beispiel aus der Praxis
• Wie funktioniert es bei Hotels?
• Was bedeutet das für meinen Monatsabschluss?
• Welche Buchungen werden überwacht, welche nicht?
• Datenschutz & DSGVO

Was ist die Preisüberwachung? 

Nach jeder Buchung von Flügen oder Hotels über Intertours läuft automatisch eine Preisüberwachung. Das System beobachtet kontinuierlich, ob der gebuchte Preis sinkt. Wird ein niedrigerer Preis erkannt, wird automatisch umgebucht - auf die gleiche Strecke, das gleiche Hotel, die gleichen Konditionen. Das Ergebnis: Ihr Unternehmen zahlt weniger, ohne den Reiseprozess zu ändern.

Warum ist das sinnvoll? 

Flug- und Hotelpreise sind nicht statisch. Airlines und Hotels passen ihre Preise täglich an - basierend auf Nachfrage, verfügbaren Kapazitäten und Algorithmen. Ein Flug, der heute 450 EUR kostet, kann in drei Tagen für 350 EUR verfügbar sein — für dieselbe Route, dieselbe Uhrzeit, dieselbe Kabine. Ohne Überwachung läuft diese Preisbewegung ungenutzt ab. Die Preisüberwachung schließt diese Lücke.

Der tatsächliche Prozess - Schritt für Schritt

Wenn die Preisüberwachung einen günstigeren Preis erkennt, läuft folgender Prozess ab:

1. Schritt 1 — Neue (günstigere) Leistung wird gebucht: Das System bucht automatisch die neue, günstigere Option. In dieser neuen Buchung wird bereits der Anteil von Intertours ausgewiesen — dieser wird direkt in Rechnung gestellt.
2. Schritt 2 — Neue Rechnung wird erstellt: Die Rechnung für die neue Leistung wird ausgestellt. Sie zeigt den neuen (niedrigeren) Preis zzgl. des Intertours-Anteils.
3. Schritt 3 — Originalbuchung wird storniert: Nachdem die neue Leistung gebucht und dokumentiert ist, wird die ursprüngliche Buchung storniert.
4. Schritt 4 — Gutschrift wird ausgestellt: Sie erhalten eine Gutschrift über den Ursprungsbetrages.

Das Ergebnis für Ihre Buchhaltung

Zwei separate Belege pro Umbuchung — die neue Rechnung (mit dem neuen Betrag und Intertours-Anteil) und die Gutschrift (mit der Erstattung des Ursprungsbuchungspreises).

Welche Belege entstehen bei einer Umbuchung?

Wichtig: Alle Belege tragen dieselben Referenznummern wie die Originalbuchung (Booking-ID, Reisender, Kostenstelle). Damit ist die Zuordnung in Ihrem Rechnungswesen eindeutig.

Ein konkretes Beispiel aus der Praxis

Wie funktioniert es bei Hotels?

Bei Hotels ist der Prozess unterschiedlich: Das System überwacht die Hotelrate. Wird ein günstigerer Preis erkannt, bucht das System automatisch um. 

Je nach Set-Up gibt es zwei Optionen:

1. Der Reisende zahlt beim Checkout einfach weniger als ursprünglich vorgesehen.

2. Sie erhalten von uns den reduzierten Hotelpreis in Rechnung gestellt.

Für Ihre Buchhaltung: Eine separate Gutschrift ist in der Regel nicht erforderlich — die Einsparung wirkt direkt an der Quelle (beim Hotel). Die Umbuchung wird dennoch vollständig im Savings Report dokumentiert.

Was bedeutet das für meinen Monatsabschluss?

Umbuchungen können zeitversetzt auftreten — das System läuft bis 12 Stunden vor Reiseantritt. Das bedeutet: Eine Umbuchung kann in einem anderen Abrechnungsmonat erfolgen als die Originalbuchung.

Praktische Empfehlungen für Ihre Abstimmungsprozesse:

• Neue Rechnungen und Gutschriften über die Buchungs-Referenznummer der Originalbuchung zuordnen.
• Den monatlichen Savings Report (den wir bereitstellen) als Abstimmungsdokument nutzen - darin sind alle Umbuchungen vollständig dokumentiert.
• Bei Jahresabschluss und Audits: Ein konsolidierter Nachweis aller Einsparungen ist auf Anfrage verfügbar.

Welche Buchungen werden überwacht, welche nicht?

Überwacht werden: Standard-Flugbuchungen und Hotelbuchungen, bei denen wirtschaftliche Einsparungen möglich sind.

Nicht überwacht werden:

• Flüge unter 200 EUR Ticketpreis (Einsparungen zu klein)
• Low-Cost-Airlines (technisch nicht kompatibel)
• Vorausbezahlte (nicht erstattbar) Hotelbuchungen
• Zimmer mit Barrierefreiheits-Anforderungen
• Buchungen, wo die mögliche Einsparung unter wirtschaftlichen Schwellwerten liegt

Datenschutz & DSGVO

Ihre Passagier- und Reisedaten sind vollständig geschützt:

• Personenbezogene Daten werden vor der Verarbeitung vollständig anonymisiert.
• Das Überwachungssystem speichert keine persönlichen Informationen.
• Datenspeicherung erfolgt auf Amazon Web Services mit Serverstandort Irland (EU).
• Vollständig DSGVO-konform — kein Auftragsverarbeitungsrisiko für Ihre Compliance-Abteilung.