Wie verwalte ich meinen Firmenkartenbericht?

Geändert am Thu, 30 Mar 2023 um 03:44 PM

Verwaltung von Firmenkartenabrechnungen

Wenn Ihre Organisation eine automatische Verbindung zu Firmenkarten hat, werden die Transaktionen, die Sie mit Ihrer Karte tätigen, automatisch an Ihr Konto in Intertours Expense gesendet. Abhängig von den Einstellungen der Organisation und wer die Rechnung bezahlt, werden die Transaktionen auf unterschiedliche Weise hochgeladen. Im Folgenden listen wir drei verschiedene Möglichkeiten auf.  


INHALTSVERZEICHNIS


Die Organisation hat die Zahlungsverpflichtung

Wenn Sie mit Ihrer Firmenkarte einen Kauf tätigen und die Bank den Kauf an Intertours Expense überweist, wird automatisch ein Bericht in Ihrem Benutzerkonto unter der Registerkarte Nicht übermittelte Berichte erstellt.  


Die Meldung kann erst eingereicht werden, wenn die Firmenkartenrechnung von der Bank versandt wurde. Die Registerkarte Warten auf Rechnung wird aktualisiert, um Bericht zu senden, wenn die Rechnung hochgeladen wird. 


Jede Transaktion muss mit einer Quittung aktualisiert werden. Wenn Sie Ihre Ausgaben nicht mit einer Quittung aktualisiert haben, kann der Bericht nicht übermittelt werden


Wenn Ihr Unternehmen Echtzeit-Transaktionen von First Card verbunden hat, werden Ihre Transaktionen direkt an Intertours Expense gesendet und als nicht eingereichte Ausgabe erstellt. Sie als Benutzer müssen die Transaktion mit einer Quittung aktualisieren. Wenn die Rechnung von der Bank gesendet wird, wird automatisch ein Bericht für Ihren Benutzer erstellt, und Sie können den Bericht an Ihre Organisation senden.  


Die Zahlungspflicht liegt beim Nutzer

Wenn der Benutzer die Zahlungsverpflichtung hat, werden die Kartenkäufe von der Bank auf die Registerkarte Nicht eingereichte Ausgaben hochgeladen. 

Um die Spesen einzureichen, muss der Benutzer eine Spesenabrechnung erstellen, die Transaktion hinzufügen und dann den Bericht senden auswählen. 

Wenn Sie eine Transaktion löschen möchten, klicken Sie auf die Ausgabe und wählen Sie „Löschen“. 



Informationen zum Belegabgleich

Jede Nacht versucht das System, eine Ausgabe/einen Beleg mit den Transaktionen von der Bank abzugleichen. Damit dies funktioniert, müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein, damit der automatische Abgleich funktioniert. Wir listen sie hier auf:

  • Die Ausgabe (Quittungsbild) muss als nicht übermittelte Ausgabe gespeichert werden. 
  • Die Spesen müssen hochgeladen werden, bevor die Transaktion von der Bank gesendet wird. 
  • Das Belegbild und die Transaktion müssen dasselbe Kaufdatum haben
  • Der Betrag auf dem Belegbild und der Transaktion müssen übereinstimmen

Wenn die Ausgabe nicht automatisch zugeordnet wird, können Sie die Quittung manuell in die Transaktion importieren, indem Sie auf die Transaktion klicken und  Aus vorhandener Ausgabe importieren wählen. 



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