Unterwegskosten: Ein teurer blinder Fleck im Travel Management

Unterschätzt und unstrukturiert: Wie unterwegs entstehende Ausgaben Unternehmen ausbremsen

In vielen Unternehmen läuft es wie folgt: Mitarbeitende fahren zum Kundentermin, parken vor Ort, tanken unterwegs oder müssen spontan übernachten. Die Quittungen sammeln sich irgendwo – in der Jackentasche, im Auto oder gar nicht. Nach der Rückkehr beginnt das Rätselraten: Wer hat was bezahlt? Wurde es vorgestreckt? Fehlt ein Beleg? Ist das noch im Budget?

Was wie Kleinkram wirkt, kostet intern regelmäßig Stunden. 

Unterwegskosten sind selten geplant, aber immer notwendig

Während Flug- oder Hotelbuchungen zentral organisiert sind, fallen unterwegs viele Ausgaben an, die sich kaum im Voraus abbilden lassen:

• Tankfüllungen bei längeren Fahrten

• Parktickets oder Mautgebühren

• Hotelrechnungen bei ungeplanten Übernachtungen

• Taxikosten bei verpasster Verbindung

• kleinere Einkäufe für den Kunden vor Ort (z. B. Material)

Diese Kosten sofort beglichen werden und oft gibt es keine klare Lösung dafür. Also geht der Mitarbeiter privat in Vorkasse.

Die versteckten Kosten der Vorkasse-Lösung

Auf den ersten Blick scheint es praktikabel: Mitarbeitende zahlen kleinere Ausgaben einfach selbst und reichen später alles ein. Doch dieses Prinzip führt gleich an mehreren Stellen zu versteckten Ineffizienzen und Zusatzkosten:

1. Manueller Aufwand in der Buchhaltung
   Jede einzelne Vorkasse-Ausgabe erzeugt einen eigenen Buchungsvorgang. Statt Sammelbelegen oder automatischer Zuweisung muss händisch geprüft, zugeordnet und verbucht werden. In Unternehmen mit vielen Dienstreisen kommen schnell Hunderte solcher Fälle pro Monat zusammen.

2. Verzögerte Abrechnung & Rückfragen
   Belege fehlen oft oder sind unleserlich. Es entstehen Rückfragen, interne Mails, Telefonate. In Summe kann ein einziger 40-Euro-Tankbeleg 15 Minuten Bearbeitungszeit kosten – multipliziert mit der Anzahl der Fälle ein erheblicher Zeitfresser.

3. Private Belastung = sinkende Motivation
   Mitarbeitende, die regelmäßig in Vorleistung gehen, verlieren Vertrauen ins Unternehmen – besonders wenn Rückerstattungen lange dauern oder an Formalien scheitern. Das schlägt sich direkt auf Motivation und Einsatzbereitschaft nieder.

4. Finanzielles Risiko durch verspätete oder unvollständige Abrechnung
   Wenn Ausgaben zu spät oder gar nicht eingereicht werden, entstehen Lücken in der Kostenübersicht. Budgets werden falsch eingeschätzt, Projektmargen verzerrt – das macht Forecasting und Controlling ungenau.

5. Risiko von Regelverstößen & Compliance-Problemen
   Spontane Zahlungen mit privaten Karten umgehen oft interne Genehmigungsprozesse. Das birgt Risiken bei internen oder externen Prüfungen – bis hin zu steuerlichen Problemen bei der Absetzbarkeit.

Volle Kontrolle ohne Kosten vorzustrecken mit Intertours Pay

Mit Intertours Pay können Sie unterwegs entstehende Kosten systematisch abbilden – ohne Mitarbeitende zu belasten.

So funktioniert es:

• Zentrale Firmenkreditkarten mit Echtzeitkontrolle

• Karten können dauerhaft oder temporär zugewiesen werden

• Individuelle Limits, Kategorien und Nutzungszeiträume einstellbar

• Alle Ausgaben sind sofort sichtbar – inklusive Transaktionsdetails

• Belegfoto per App – direkt beim Kauf, ohne Papierchaos

Das Ergebnis: weniger Rückfragen, schnellere Abrechnungen, zufriedene Mitarbeitende.

Travel Management endet nicht mit der Buchung. Vor allem unterwegs entscheidet sich, ob Prozesse funktionieren oder improvisiert wird. Unternehmen, die hier klare Strukturen schaffen, entlasten nicht nur ihr Team – sie sparen auch bares Geld.

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